TABLE DES MATIÈRES

• Modale inscription
• Ajouter un item
• Gestion des  courriels
• Rappel aux participants
• Courriels de confirmation personnalisés
• Prix de l'item d'inscription
• Changement de prix à une certaine date
• Modes de paiements acceptés pour cet événement
• Création de coupons pour votre événement
• Liaison des compteurs

Modale inscription

Étape 1

Cliquez sur le bouton "Inscription" de votre événement

Vous verrez alors une fenêtre telle que celle-ci:

Ajouter un item

Vous devez créer votre item d'inscription.

Notez que si c'est un événement Web, l'item est déjà en place prêt à être édité.

Sinon, cliquez sur "Ajouter un item ".

Il est nécessaire de saisir le nom de l'item.  Dans ce cas précis, nous le nommerons « Inscription ».

1 - Titre de l'item
2 - Compte comptable (dans quel "Poste budgétaire" cet item sera déposé)
3 - Limite de places  "facultatif"

Les places restantes seront normalement décomptées, à chaque fois que l'item sera réservé.

Voici la suite de la page:

Documenter la liaison de compteur

1 - Sers à lier le compteur au compteur d'un autre item.

Voir la procédure de liaison au compteur en cliquant ici

2 - Combien de personnes par item (ex.: 4 pour tournois de golf, 5 ou 10 pour des tables lors d'un congrès, etc.)

3- C'est le nombre minimum d'inscriptions de cet item, si vous avez seulement un item vous pouvez mettre 1 sinon mettez 0

4- Est le nombre d'inscriptions maximum permis pour cet item. Selon votre choix, ex 5 donne la possibilité au membre d'inscrire 5 personnes

5 - Affichage de l'item, permet de ne pas afficher l'item, notez qu'il est disponible pour l'inscription manuelle.

6 - Affichera l'item avec ses options sur la facture.

7 - Préremplir le nom du membre actuel lors du processus de réservation.

8 - Si l'on permet d'inscrire plus d'une personne (au point 4) doit-on fournir les noms de ces personnes?

9 - Lors de la réservation affichera le nombre de places disponibles

10 - Permettre au membre de s'inscrire plusieurs fois avec le même identifiant.

11 - Donne la possibilité au membre de payer le tarif réservé aux membres même si l'évènement a lieu APRÈS sa date de renouvèlement sinon, le système va demander au membre de renouveler ou de payer le prix non membre, si disponible.

12 - Désactive l'étape de validation des options à la fin du processus de réservation

13 - Afficher la liste des participants lors de l'inscription.

Plusieurs items d'inscription:

Résultat:

Gestion des  courriels

Le deuxième onglet de votre item permet la gestion des courriels:

Prenez note que même si vous avez plusieurs items d'inscription différents, la gestion des courriel est la même pour tous.

1- Onglet "Gestion des courriels"

2- Vous pouvez nommer un responsable pour cet événement en particulier avec son courriel, il va recevoir une copie des inscriptions.

3- Vous pouvez ajouter autant d'adresse de courriel que vous désirez pour la réception des inscriptions (séparer les adresses par une virgule, sans espace).

4- Le courriel de l'expéditeur de l'invitation et des rappels sont déjà en place, mais peuvent être changé spécifiquement pour cet événement.

5- Vous pouvez programmer un courriel de confirmation personnalisé pour cet événement . Vous devez choisir celui qui convient à cet
    événement (si c'est un événement gratuit, payé plus tard ou payé par carte de crédit) ils sont expliqués plus bas...

6- Vous pouvez desengager les copies des inscription envoyés aux adresses par défauts dans le module

7- Vous pouvez programmer un ou des rappels pour cet événement spécifiquement.

Rappel aux participants

À deux endroits vous pouvez créer ou éditer un rappel au participant

Dans la gestion des courriel, comme nous venons de voir dans la saisie précédente (7)

Dans la modale "Inscription"

Cliquez "Ajouter un rappel" ou "Rappel aux participants"

1- Inscrivez le nombre je jours avant l'événement que le rappel doit partir

2- Vérifier le texte du rappel (attention au tag %NOM_EVENT%) qui ne doit pas être modifié

3- Vous pouvez ajouter un document à l'envoie, Exemple un programme ou un horraire

4- Cliquez "Souvettre"

Vous pouvez programmer autant de rappel que vous désirez. Exemple un 5 jours avant et un autre la veille de l'événement.

Les rappels sont listés, avec un statut, la posisbilité de tester le rappel, de l'éditer ou de le supprimer

Une lumière verte vous avise qu'un rappel est programmé dans l'item d'inscription

Courriels de confirmation personnalisés

Vous pouvez programmer un courriel de confirmation personnalisé pour cet événement . Vous devez choisir celui qui convient à cet
événement (si c'est un événement gratuit, payé plus tard ou payé par carte de crédit)

1- Chooisir le bon message selon la sorte d'événement

2- Le bouton rouge signifie que le message n'a pas été édité ou validé

3- Cliquez sur "Voir/Modifier le message"

1- C'est l'éditeur que nous connaissons tous

2- Valider ou éditer le message selon vos besoin (attention au tags, ex: %TITRE_EVENEMENT%) qui ne doivent pas être modifiés

3- Une fois le message modifié ou validé cliquez sur "Enregistrer"

Important vous devez aussi cliquer sur "Modifier" pour que le message soit en fonction (lumière verte)

Cliquer sur "Modifier" pour que le message soit en fonction, si vous revenez dans l'éditeur vous verrez la lumière verte

Prix de l'item d'inscription

Cliquez sur l'onglet "Gestion des paiements" notez que chaque item a une gestion de paiement indépendante.

1 -Cliquez sur l'onglet "Gestion des paiements"

2 - Vous aves la possibilité de mettre une note sur la facture

3 - 4 - Si vous entrez un prix et cliquez sur "Appliquer à tous types" le prix vas être distribué à tpis ;es niveauzx de membres
Prenez- note que si vous laissez un champ vide, ce niveau de membre ne pourras pas s'inscrire

5 - Si votre événement est ouvert au non-membre, vous pouvez entrer le prix dans ce champ (un champ vide empêche les non-membre de s'inscrire)

Changement de prix à une certaine date

Ce paramètre vous permet de changer le prix d'inscription à une certaine date. Ex: Vous faite un prix pour le souper de Noël jusqu'au 25 novembre, à
partir de cette date c'est la nouvelle trarification qui entre en jeu automatiquement.

Vous devez activer le changement de prix à une date précise:

Premièrement activez le paramètre et entrez la date de changement de tarifs, le reste est exactement comme dans la procédure précédente

Voir "Le prix de votre item d'inscription"

Modes de paiements acceptés pour cet événement

1- Est-ce que que votre événement est taxable?
2- Quel sont les mode de paiement accèpté pour cet événement spécifique?
3 -Le système vous permet de demander un paiement minimum pour s'inscrire.
Ex: vous avez une formation qui coûte 900$
vous pouvez permettre à vos membres de réserver une place pour un montant minimal et vous pouvez éditer le texte explicatif.
Par exemple : envoyez votre chèque  avant cette date ... (attention au tag %montant minimum%) ne pas le modifier. Le système offrira cette option au moment du paiement.

4- Vous pouvez créer un coupon pour votre événement. ( voir plus bas pour les instructions)

Création de coupons pour votre événement

Le système vous permet de créer des coupons rabais, vous pouver inscrire un montant ou un pourcentage rabais.

1- Entrez le code qui sera utilisé pour avoir le rabais, vous donnerez ce code au membre qui en bénéficie. Chiffres et ou lettres

2- Vous choisissez est un pourcentage ou un montant, si vous inscrivez 50, ça sera 50$ ou 50% de rabais selon votre choix

3- Vous devez entrer une limite d'utilisation, minimum 1. Le système vas fair le décompte d'utilisation et lister les utilisateurs.

Cliquez sur sauvegarde

Lors de l'inscription, le système offre d'entrer le code du coupons, si vous n'avez pas créé de coupon, le systéme ne l'offre pas.

Liaison des compteurs

Sers à lier le compteur au compteur d'un autre item.

Applications:

Pour le party de Noël, votre premier item vend des inscriptions individuelles, votre deuxième item d'inscription vend des tables de 10 personnes dans une salle de 250 personnes, vous voulez lier les 2 items pour ne pas passer le cap des 250 inscriptions. Le premier item va calculer à l'unité, le deuxième dix à la fois.

Autre exemple:
 Vous avez un item avec une inscription régulière à une conférence et un autre item avec une inscription qui inclut la conférence et une rencontre, dans une salle qui contient au maximum 100 personnes. Vous voulez compter les places pour ne pas vendre plus de 100 inscriptions, et vous voulez lier les compteurs de vos 2 items d'inscription, le premier compte les places individuelles que vous vendez et le 2ième ceux qui vont rester pour la rencontre.

Vous devez créer l'item d'inscription avant de pouvoir lier le compteur à un autre

Le compteur de mon premier item d'inscription: Vous inscrivez une limite de places.

Une fois sauvegardé, le compteur deviendra disponible dans les autres items d'inscription: il porte le nom de l'item (voir image précédente)

Une fois sauvegardé, le compteur sera relié au premier:

Vous remarquerez que la limite de place est maintenant grisée, elle est gérée par le compteur principal.